COMMON SUPPORT QUESTIONS - WEX Europe Services

FAQ
HOE KUNNEN WE HELPEN?

FAKTURATIE

Hoe kan ik mijn facturatiecyclus en betalingsperiode controleren op Velocity?

U kunt uw facturatiecyclus zien door in te loggen bij WEXVelocity.com, op “Tankkaarten” te klikken, “Facturen” en “Bekijk alle facturen” en te kijken naar Factuurfrequentie op de bovenkant van deze pagina. U kunt al deze informatie zien door te klikken op Facturen, daarna op Bekijk alle facturen en de datums waarop u werd gefactureerd te gebruiken om uw facturatiecyclus te bepalen. U kunt ook kijken naar de datum waarop het bedrag op uw account werd gedebiteerd door een factuur te openen en onderaan de factuur te kijken naar de datum die u vetgedrukt naast “betalingsvoorwaarden” ziet.

Hoe kan ik mijn facturatiecyclus en betalingsperiode controleren op Esso Card Online?

U kunt uw facturatiecyclus controleren door aan te loggen bij EssoCardOnline.com, door te klikken op eFACTUUR en door de datums te bekijken waarop de facturen werden verzonden – dit zal u tonen hoe vaak u wordt gefactureerd. U kunt ook kijken naar de datum waarop het bedrag op uw account werd gedebiteerd door te kijken naar de datum naast “Deze factuur vervalt op… ” in het vet aan de onderkant van uw factuur.

Hoe kan ik een e-factuur downloaden van Velocity?

Log in bij WEXVelocity.com, klik op Facturen, en dan kunt u ofwel zoeken naar een factuur door informatie in de zoekbalk in te geven of door te klikken op Bekijk alle facturen. Klik vervolgens op het vergrootglas in het blauwe vierkant naast de factuur die u wilt downloaden.

Hoe kan ik een e-factuur downloaden van Esso Card Online?

Log in bij EssoCardOnline.com, klik vervolgens op eFACTUUR, klik dan op het groene logo op dezelfde lijn als de relevante factuur om ze op uw desktop te downloaden.

ACCOUNT MANAGEMENT

Waar kan ik mijn Kaartaccountnummer(s) terugvinden?

Uw kaartaccountnummer is 6 cijfers lang en bevindt zich in uw kaartnummer. Het bestaat uit het 10de-15de cijfer van de kaart. Dus, indien uw kaartaccountnummer 123456 is, is uw kaartnummer: XXXXXX XXX 123456 XXXX.

Hoe vind ik mijn accountnummer?

Indien u van ons facturen ontvangt, kunt u uw accountnummer rechtsboven op de factuur terugvinden. Indien u wekelijks een e-mail met prijzen van ons ontvangt, kunt u uw accountnummer bovenaan elke e-mail terugvinden.

Hoe weet ik of mijn online account op WEXVelocity.com of EssoCardOnline.com bestaat?

Deze informatie zou een van de eerste mails moeten zijn die u van ons ontvangt. Indien uw online account op ons Velocity systeem bestaat, zult u op het moment dat uw aanvraag voor het eerst wordt goedgekeurd een email ontvangen van de Velocity Administratie met een link om uw account te activeren. Indien uw online account bij Esso card Online bestaat, zult u uw login van notify@essocardonline.com ontvangen.

ONTVANG EN GEBRUIK UW KAART

Hoe kan ik een kaart aanmaken op Velocity?

Log in bij WEXVelocity.com, klik op Tankkaarten, vervolgens op Kaarten managen, en dan op Kaarten stopzetten. Selecteer verschillende kaarten, geef de reden in waarom u ze wilt stopzetten en klik vervolgens op het vinkje in het groene vierkant. Uw kaart zal worden stopgezet.

Hoe blokkeer ik een kaart op Esso Card Online?

Log in bij EssoCardOnline.com, selecteer vervolgens Kaartaccount op de startpagina, selecteer dan Blokkeer/Annuleer kaarten en klik op de kaart die moet worden geblokkeerd, geef de reden in en klik op Bevestigen.

Hoe kan ik een kaart aanmaken op Velocity?

Log in bij WEXVelocity.com, klik op Tankkaarten, vervolgens op Kaarten Managen, en dan op Kaarten bestellen. Kies van zodra het bestelformulier is opgeladen, het aantal kaarten dat u wilt bestellen, geef de nummerplaat of de naam van de chauffeur in, geef de productopties in, die u op de kaart(en) beschikbaar wilt maken (carwash, smeermiddelen) en geef alle bijkomende informatie in waarvan u vindt dat ze noodzakelijk is. Klik nadat u al de nodige informatie hebt ingegeven op het witte vinkje in het grote, groene vierkant om uw verzoek te bevestigen. U zou binnen 7-10 werkdagen een nieuwe kaart moeten ontvangen.

Hoe maak ik een kaart aan op Esso Card Online?

Log in bij EssoCardOnline.com, klik op Kaartmanagement en kies de account waaraan u de kaart wilt toevoegen en klik vervolgens op Creëer kaarten. Vul vervolgens alle gegevens op het online formulier in, inclusief het voertuigtype, de nummerplaat, de chauffeur en het brandstoftype. Nadat u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op Creëer onderaan het formulier. U zou binnen 7-10 werkdagen een nieuwe kaart moeten ontvangen.

Ik heb mijn PIN na 3 foute pogingen geblokkeerd – hoe reset ik deze?

Na drie foutieve pogingen wordt uw kaart als veiligheidsmaatregel gedurende 24 uur geblokkeerd. Zelfs wanneer u ons belt, kunnen we deze blokkering niet opheffen. Uw kaart zal na 24 uur automatisch worden gedeblokkeerd.

Gelieve indien u zich uw pin nog steeds niet herinnert, online een PIN-verzoek in te dienen en uw nieuwe PIN zal binnen 7-10 werkdagen via de post aankomen. (Alleen Esso Card Online).

Ik ben mijn PIN vergeten – hoe kan ik het op Esso Card Online opnieuw instellen?

Log in bij EssoCardOnline.com, klik op Kaartmanagement, klik vervolgens op Kaart PIN Verzoek, en klik dan op het kaartnummer waarvoor u een nieuwe PIN wilt aanvragen. Klik op de PIN-verzoektoets onderaan. Binnen de 7-10 werkdagen ontvangt u een nieuwe pin.

Ik heb mijn PIN-nummer ontvangen maar niet mijn tankkaart – wanneer ga ik mijn tankkaart ontvangen?

Om veiligheidsredenen worden uw tankkaart en uw PIN-nummer in aparte omslagen verzonden zodat in geval het verloren gaat in de post, de kaart en het PIN-nummer zich niet samen bevinden. Het kan 7-10 werkdagen duren om zowel uw tankkaart als uw PIN-nummer te ontvangen. Gelieve ons te contacteren indien u na 10 dagen een van die niet heeft ontvangen,

I heb mijn kaartnummer ontvangen maar niet mijn PIN nummer – wanneer ga ik mijn PIN-nummer ontvangen?

Om veiligheidsredenen worden uw tankkaart en uw PIN-nummer in aparte omslagen verzonden zodat in geval het verloren gaat in de post, de kaart en het PIN-nummer zich niet samen bevinden. Het kan 7-10 werkdagen duren om zowel uw tankkaart als uw PIN-nummer te ontvangen. Gelieve ons te contacteren indien u na 10 dagen een van die niet heeft ontvangen,

RAPPORTAGE

Waar kan ik een transactie zoeken of rapporten bekijken op Velocity?

Indien u uw account via Velocity beheert, kunt u een transactie opzoeken via www.transactionquery.com. klik op Transactie zoeken en vul het formulier in met uw informatie. Gelieve er rekening mee te houden dat er £10 (14€) per ontvangstbewijs zal worden aangerekend.

U kunt rapporten op Velocity bekijken door aan te loggen op uw account op WEXVelocity.com en te klikken op “Tankkaarten”, “Rapporten” en dan het type rapport te selecteren. Een standaardrapport is meer algemeen dan bijv. transactierapporten, lijsten met actieve kaarten of specifieke kaartgroepen. Een uitgebreid rapport betekent dat u bepaalde producten kunt selecteren om die in het rapport zullen worden getoond.

Waar kan ik naar transacties zoeken en rapporten bekijken op Esso Card Online?

U kunt naar een transactie zoeken op Esso Card Online door in te loggen bij EssoCardOnline.com en op Contacteer ons te klikken in de rechterbovenhoek van de pagina. Vul vervolgens het online formulier indoor uw e-mailadres in te vullen in het Antwoord aan veld, het onderwerp in de keuzelijst te veranderen en uw vraag in het commentaarveld in te geven en vervolgens te klikken op Verzenden. U kunt een rapport van uw transacties downloaden als een CSV-bestand door te klikken op “Wagenparkbeheer” en de datums volgens uw wensen aan te passen. U kunt ook zoeken op kaartnummer, product, land, leverancier of uitgegeven bedrag/aantal aangekochte liters.

TANKSTATION VINDER

Waar kan ik mijn lokaal tankstation vinden of een tankstation langs mijn route?

Ga naar www.erouteonline.com en selecteer of u een tankstation dicht bij uw locatie of langs uw route wilt zoeken. Voer vervolgens de postcode(s) of gebied(en) in en klik op zoeken. U kunt deze informatie ook downloaden om met uw chauffeurs te delen. Er is ook een app beschikbaar voor Apple and Android mobiele toestellen – zoek “E-Route” in de App Store of Google Play Store.

OVER TANKKAARTEN

Waar kan ik mijn tankkaart gebruiken?

Elke tankkaart heeft een netwerk van stations waar u ze kunt gebruiken. Dit kan rond een bepaalde plaats in België zijn of nationaal of in verschillende landen. Gelieve uw aanbieder te contacteren om te weten waar u uw kaart kunt gebruiken. Sommige tankkaarten kunnen alleen worden gebruikt bij tankstations van hetzelfde merk. Andere kunnen worden gebruikt bij tankstations van verschillende merken en u krijgt daardoor een groter netwerk van locaties.

Waarom een tankkaart gebruiken?

Eigenaars van bedrijven kunnen aanzienlijke voordelen uit het gebruik van een tankkaart halen: verminderde brandstofkosten, betere prestaties van het wagenpark, efficiëntere routeplanning en veiligere, gelukkigere chauffeurs.

De juiste kaart geeft u een beter inzicht in wat u uitgeeft en waar u het uitgeeft. U kunt ook opties aan de kaart toevoegen, zoals tolbetalingen of het aankopen van producten of uw netwerk van tankstations uitbreiden met meerdere kaarten omzo dure omwegen te vermijden.

Ze verbeteren eveneens de veiligheid en de beveiliging van uw chauffeurs door de ontwijking van cash, de terugbetaling van individuele chauffeurs of het overhandigen van uw

Hoe werkt het?

Tankkaarten worden bedrukt met de naam van het bedrijf en de nummerplaat. Aan de achterkant bevindt zich een strip voor de handtekening. Magnetische strips maken het voor de aanbieders van brandstofkaarten mogelijk om de gegevens over het gebruik van de kaart te registreren, terwijl een cijfercode voor een unieke validatiemethode zorgt.

Sommige tankstations zullen om veiligheidsredenen de naam van het bedrijf, het registratienummer en de handtekening op de kaart controleren alvorens ze de chauffeurs toelaten om de kaart te gebruiken.

De tankactiviteiten kunnen online worden bekeken in gemakkelijk leesbare rapporten. Informatie zoals de ID van het voertuig en de chauffeur, maar ook gegevens over de afgelegde kilometers kunnen worden opgevolgd.

Wat is een tankkaart?

Een tankkaart is een gemakkelijke manier om voor benzine, diesel en andere brandstoffen te betalen in tankstations. In plaats van met cash betalen, overhandigt de chauffeur zijn kaart. De kost van de brandstof wordt aangerekend op uw account. De houder van de account (meestal een bedrijf) wordt dan op regelmatige basis gefactureerd voor alle brandstof die op die account werden aangerekend.

Sommige brandstofkaarten kunnen ook worden gebruikt voor onderhoud van de voertuigen, onkosten en andere zaken, op voorwaarde dat de houder van de account hiertoe toestemming heeft gegeven.

Tankkaarten zijn niet alleen een gemakkelijk betalingsmiddel. Ze geven ook uitgebreide informatie over brandstofverbruik – bijv. waar, wanneer, hoeveel… U kunt realtime rapporten ontvangen en aankoopcontroles instellen om u te helpen om geïnformeerd te blijven over al uw  zakelijke uitgaven.

OVER TELEMATICS

Waarom telematica gebruiken?

Door de combinatie van de opvolging van het voertuig via GPS met gebruiksvriendelijke rapporten helpt de telematica u om:

  • De productiviteit van uw wagenpark te stimuleren
  • Uw operationele kosten te verminderen
  • De veiligheid van de chauffeur en de passagiers te verbeteren

U zult nieuwe informatie ontvangen om u te helpen bij de verbetering van uw nettoresultaat, hoe groot uw wagenpark ook is of wat uw bedrijf ook vraagt.

 

Wagenpark-telematica biedt ook een betere efficiëntie van de planning en minder ongevallen en het helpt u ook bij de besparing van brandstof.

Hoe werkt telematica voor wagenparkbeheer?

Een elektronische GPRS of een 3G-toestel dat via web gebaseerde software communiceert, wordt in elk voertuig geïnstalleerd.

Telematica controleert de locatie, de beweging, de status en het gedrag van een voertuig of van een wagenpark.

Zodra een telematica-toestel in uw voertuig is geïnstalleerd (ofwel door een professionele installateur of door uzelf), heeft u in real time toegang tot de gegevens van uw voertuig en uw tankkaart.

U kunt dan al uw voertuigen en chauffeurs opvolgen. U kunt:

  • Zien waar uw voertuigen zich bevinden
  • Opvolgen hoe efficiënt uw chauffeurs rijden
  • Deze informatie gebruiken om hun prestaties te verbeteren

Een telematica-systeem toont u ook de status van elk van uw voertuigen U zult weten wanneer een voertuig wordt gestart en uitgezet en ook zijn ruststand, locatie en snelheid.

Telematica geeft u van minuut tot minuut de volledige kennis van uw wagenpark in een web gebaseerde interface.

Wat is telematica?

Telematica is een manier om te controleren hoe een voertuig wordt gebruikt door een combinatie van telecommunicatie en informatica (of data).

Voertuigen die uitgerust zijn met een telematica-toestel worden via een GPS-systeem gevolgd. Het toestel registreert  ook informatie zoals snelheid, brandstofverbruik en motor-efficiëntie. Een wagenpark-telematica-systeem geeft de informatie voor elk voertuig door aan het hoofdkantoor, waar ze in real time kan worden opgeslagen, gecontroleerd en geanalyseerd.