COMMON SUPPORT QUESTIONS - WEX Europe Services

FAQ
HOE KUNNEN WE U VAN DIENST ZIJN?

FACTURATIE

Hoe bekijk ik mijn facturatieronde op Velocity?

U kunt uw facturatieronde bekijken op WEXVelocity.com, door te klikken op ‘Tankpassen’, ‘facturen’ en ‘bekijk alle facturen’ en te kijken naar de Factuur Frequentie dat zich bovenaan de pagina bevindt. U kunt deze informatie zien door te klikken op Facturen, daarna op Bekijk alle Facturen en gebruik te maken van de data waarop u facturen ontving zodat u kan nagaan wat uw facturatiecyclus is. U kunt ook bekijken op welke data het bedrag van uw account werd afgeschreven door een willekeurige factuur te openen en onderaan de factuur te kijken waar de datum vet gedrukt staat naast ‘betalingsvoorwaarden’.

Hoe bekijk ik mijn facturatieronde op Esso Card Online?

U kunt uw facturatieronde bekijken door in te loggen op EssoCardOnline.com, daarna te klikken op eFACTUUR en te kijken naar de data dat de facturen werden verstuurd – hiermee krijgt u een overzicht van de frequentie waarin er iets in rekening wordt gebracht. U kunt ook bekijken op welke data het bedrag van uw account werd afgeschreven door te kijken naar de datum naast ‘Deze factuur moet betaald worden op…’, dat dik gedrukt staat onderaan de factuur.

Hoe download ik een E-Factuur op Velocity?

Login op WEXVelocity.com, klik op Facturen, daarna kunt u zoeken naar een factuur door de betreffende informatie in te voeren in de zoekfunctie of door te klikken op Bekijk Alle Facturen. Klik op het vergrootglas icoon in het blauwe vak naast de factuur die u wilt downloaden.

Hoe download ik een E-Factuur op Esso Card Online?

Login op EssoCardOnline.com, klik vervolgens op eFACTUUR, klik daarna op het groene logo in dezelfde regel als de relevante factuur en download deze zo naar uw desktop.

ACCOUNT MANAGEMENT

Waar vind ik mijn Pas Account Nummer(s)?

Het accountnummer van uw pas bestaat uit 6 tekens en vormt onderdeel van uw kaartnummer. Het bestaat uit de 10e-15e tekens van uw pas. Dus als het accountnummer van uw pas 123456 is, zou uw pasnummer het volgende zijn: XXXXXX XXX 123456 XXXX.

Waar vind ik het nummer van mijn account?

Als u facturen van ons ontvangt, ziet u uw accountnummer in de rechterbovenhoek van de factuur staan. Als u wekelijkse emails over de prijzen ontvangt, vindt u uw accountnummer bovenaan elke email.

Hoe weet ik of ik een online account heb bij WEXVelocity.com of bij EssoCardOnline.com?

Deze informatie hoort te staan in een van de eerste emails, die u van ons ontvangt. Als uw online account zich in ons Velocity systeem bevindt, krijgt u een email van de Velocity Administratie met daarin een link om uw account te activeren wanneer uw aanvraag is goedgekeurd. Als u een online account heeft bij Esso card Online, ontvangt u de inloginformatie van notify@essocardonline.com.

How do I download an E-Invoice on Esso Card Online?

Log in to EssoCardOnline.com, then click on eINVOICE, then click on the green logo on the same line as the relevant invoice to download it to your desktop.

ONTVANGEN EN GEBRUIKEN VAN UW PAS

Hoe blokkeer ik een pas op Velocity?

Login op WEXVelocity.com, klik op Tankpassen, daarna op Beheer Passen, dan op Zet Passen Stop. Selecteer meerdere passen, geef aan om welke reden u de passen graag stopzet, en vink het hokje aan in het groene vak. Uw pas zal worden stopgezet.

Hoe blokkeer ik een pas op Esso Card Online?

Login op EssoCardOnline.com, selecteer vervolgens Pasaccount op het hoofdscherm, selecteer dan Blokkeer/Annuleer Passen selecteer dan welke pas u wil blokkeren en de reden, klik vervolgens op Bevestig.

Hoe voeg ik een pas toe op Velocity?

Login op WEXVelocity.com, klik op Tankpassen, vervolgens op Beheer Passen, gevolgd door Bestel Passen. Wanneer het formulier om passen te bestellen is geladen, kunt u aangeven hoeveel passen u graag wil bestellen. Vul het kentekennummer van het voertuig in of de naam van de chauffeur, de opties voor producten die u op de pas(sen) wil hebben (zoals de Autowasstraat, Smeermiddelen), en voer aanvullende informatie in die relevant is. Wanneer u alle benodigde informatie heeft ingevuld, klikt u op het witte hokje in het grote groene vak om uw aanvraag te versturen. U zou uw nieuwe pas binnen 7-10 werkdagen in huis moeten hebben.

Hoe voeg ik een pas toe aan Esso Card Online?

Login op EssoCardOnline.com, klik op Pas Management, en selecteer het pasaccount waar u een pas aan wil toevoegen en klik vervolgens op Creëer Passen. Vul daarna alle details in op het online formulier waaronder Voertuig type, Voertuig registratienummer of Chauffeur en Brandstof type. Wanneer u alle details heeft ingevuld klikt u op Creëer onderaan het formulier. U zou uw nieuwe pas binnen 7-10 werkdagen in huis moeten hebben.

Ik heb mijn pincode geblokkeerd na drie keer foutief invoeren – hoe reset ik deze?

Na drie incorrecte pogingen, blokkeert uw pas ter beveiliging automatisch voor 24 uur. Zelfs als u ons belt, kunnen we deze blokkering niet opheffen. Uw pas wordt automatisch na 24 uur gedeblokkeerd.

Als u de pincode nog steeds niet meer weet, stuur dan een PIN verzoek online aan ons door en een nieuwe pincode zal binnen 7-10 werkdagen met de post komen. (Enkel Esso Card Online).

Ik ben mijn pin vergeten – hoe reset ik deze via Esso Card Online?

Login op EssoCardOnline.com, klik op Pas Management, klik dan op Pas PIN Aanvraag, klik vervolgens op het pasnummer waar u een nieuwe PIN voor wil aanvragen. Klik op de Pin Aanvraag knop onderaan. U ontvangt een nieuwe pincode binnen 7-10 werkdagen.

Ik heb mijn pincode ontvangen maar zonder tankpas – wanneer ontvang ik mijn tankpas?

Om veiligheidsreden worden uw tankpas en pincode in aparte enveloppen verstuurd. Als ze zoek mochten raken in de post bevinden de pas en de code zich niet in dezelfde enveloppe. Het kan 7-10 werkdagen duren om zowel uw tankpas als pincode te ontvangen. Neem alstublieft contact met ons op als u deze na 10 dagen nog niet heeft ontvangen.

Ik heb mijn tankpas ontvangen maar zonder pincode – wanneer ontvang ik mijn pincode?

Om veiligheidsreden worden uw tankpas en pincode in aparte enveloppen verstuurd. Als ze zoek mochten raken in de post bevinden de pas en de code zich niet in dezelfde enveloppe. Het kan 7-10 werkdagen duren om zowel uw pas als pincode te ontvangen. Neem alstublieft contact met ons op als u deze na 10 dagen nog niet heeft ontvangen.

RAPPORTEREN

Waar kan ik een transactie vraag indienen en rapporten bekijken via Velocity?

Als u uw account beheert via Velocity, kunt u een transactie vraag stellen door te gaan naar www.transactionquery.com, te klikken op de Transactie Vraag knop en het formulier in te vullen met uw informatie. Wees u ervan bewust dat er een bedrag van £10 (14€) in rekening wordt gebracht per opgevraagde bon.

U kunt rapporten bekijken op Velocity door in te loggen op uw account via WEXVelocity.com en de klikken op ‘Tankpassen’, ‘Rapporten’ en te selecteren welk rapport u wenst. Een standaard rapport bestaat uit generieke data zoals transactie rapporten, actieve pas lijsten of specifieke pas groepen. Geavanceerde rapporten houden in dat u bepaalde producten kunt kiezen om in een rapport de focus op te leggen.

Waar kan ik een transactie vraag indienen en rapporten bekijken via Esso Card Online?

U kunt een Transactie Vraag indienen via Esso Card Online door in te loggen op EssoCardOnline.com, daarna te klikken op Contact in de rechterbovenhoek van de pagina. Vil daarna het online formulier in door uw emailadres in te voeren in het Antwoord aan vakje, het onderwerp aan te passen via de keuzelijst en te klikken op Verstuur. U kunt een rapport van onze transacties downloaden als een CSV bestand door te klikken op ‘Fleet Management’ en de data aan te passen aan uw voorkeur. U kunt ook zoeken op pasnummer, product, land, leverancier en het bedrag dat u heeft uitgegeven/ liters die zijn gekocht.

TANKSTATION ZOEKER

Waar vind ik een lokale vestiging of een vestiging op mijn route?

Ga naar www.erouteonline.com en selecteer of u een vestiging zoekt bij u in de buurt of langs een route. Vul vervolgens de postcode(s) of gebied(en) in en klik op zoek. U kunt deze informatie ook downloaden om te delen met andere chauffeurs. Een app is ook beschikbaar voor Apple en Android mobile apparaten – zoek ‘E-Route’ in de App Store of Google Play Store.

OVER TANKPASSEN

Waar kan ik mijn tankpas gebruiken?

Elk pas is aangesloten op een netwerk van vestigingen waar de pas gebruikt kan worden. Dit kan in de buurt van een bepaalde Nederlandse locatie zijn, door het hele land of in verschillende landen. Om te weten waar uw kaart kan worden gebruikt, moet u met uw leverancier spreken. Sommige tankpassen kunnen alleen gebruikt worden bij tankstations van eenzelfde keten. Anderen worden geaccepteerd door meerdere ketens van tankstations, zodat u toegang krijgt tot een breder netwerk van vestigingen.

Waarom gebruik maken van een tankpas?

Bedrijfseigenaren kunnen wellicht veel voordelen ondervinden van een tankpas: lagere brandstofkosten, een betere prestatie van de fleet, meer efficiënte routeplanning, plus veilige en tevreden chauffeurs.

De juiste pas geeft u meer inzicht in uw uitgaven en waar deze plaats vinden. U kunt ook extra’s toevoegen zoals tolbetalingen of winkelaankopen mogen doen met de pas, en u kunt het beschikbare netwerk vestigingen uitbreiden waardoor prijzige routeomleidingen kunnen worden omzeild.

Ze vergroten de veiligheid en beveiliging van uw chauffeurs, omdat er geen administratie nodig is om de cash betalingen te overzien, chauffeurs te moeten terugbetalen voor gemaakte kosten of om een creditcard van de zaak aan werknemers mee te geven. En omdat de facturen belastingvriendelijk zijn, is de accounting aan het einde van de maand een stuk makkelijker waardoor u minder administratieve lasten heeft, waardoor u meer tijd en middelen heeft om u te richten op uw bedrijf.

Hoe werken tankpassen?

Tankpassen zijn voorzien van de naam van het bedrijf en kenteken van het voertuig. Op de achtergrond zit een magneetstrip. Een magneetstrip zorgt ervoor dat de tankpas aanbieder de data van het pasgebruik kan vastleggen, terwijl een PIN zorgt voor een unieke manier om deze te kunnen gebruiken.

Sommige tankstations zullen het bedrijf, kenteken en de handtekening op de kaart onder de loep nemen voordat ze met een tankpas laten betalen, iets dat de veiligheid vergroot.

Alle activiteit op de pas kan online worden bekeken in gemakkelijk te lezen rapporten. Informatie over het voertuig en identiteit van de chauffeur evenals kilometerstanden kunnen bekeken worden.

Wat is een tankpas?

Een tankpas is een gemakkelijke manier om te kunnen betalen voor benzine, diesel en andere brandstof bij tankstations. In plaats van te betalen met cash, bankpas of creditcard betaalt de chauffeur gemakkelijk met de tankpas. De kosten van de brandstof worden opgeslagen in een account van de tankpas. De eigenaar van het account (meestal een bedrijf) krijgt dan regelmatig de factuur voor alle brandstof van dat account.

Sommige tankpassen kunnen gebruikt worden voor voertuigonderhoud, onkosten en andere dingen, als de eigenaar van het account daar toestemming voor geeft.

Tankpassen zijn niet alleen een makkelijke manier om voor brandstof te betalen, ze verschaffen ook een uitgebreide rapportage over het verbruik – waar, wie, hoeveel en ga zo maar door. U kunt in realtime rapporten opvragen en instellingen voor wat mag worden gekocht met de pas wijzigen. Hierdoor weet u altijd het fijne van al uw zakelijke kosten.

SOVER TELEMATICA

Waarom gebruik maken van telematics?

Door GPS voertuig tracking te combineren met makkelijk te gebruiken rapporten helpt telematics u bij:

  • Het verhogen van de productiviteit van uw voertuigen
  • Verlagen van de operationele kosten
  • Verhogen veiligheid voor bestuurder en passagier

U zult nieuwe inzichten krijgen die helpen om uw bottom line te verbeteren – ongeacht de omvang van uw wagenpark of zakelijke vraag.

Hoe werkt fleet telematics?

Een elektronische GPRS- of 3G apparaat wordt geïnstalleerd in elk voertuig, en communiceert met web- software.

Telematics houdt de locatie, de beweging, status en het gedrag van een voertuig in de gaten.

Zodra een telematics apparaat is geïnstalleerd in uw voertuig (door een professionele installateur of uzelf), heeft u toegang tot realtime gegevens en data van uw tankpas.

U kunt vervolgens al uw voertuigen en chauffeurs traceren. U kunt:

  • Zien waar uw voertuigen zijn
  • In de gaten houden of uw chauffeurs zuinig rijden
  • Deze informatie gebruiken om hun prestaties te verbeteren

Het telematics systeem toont ook de status van elk van uw voertuigen. U weet wanneer een voertuig wordt gestart of uitgezet, evenals wanneer deze stationair draait, hun locatie en snelheid.

Telematics biedt een volledige up-to-date kennis van uw voertuigen met een web-based interface.

Wat is telematics?

Telematics is een manier om toezicht te houden op een voertuig door een combinatie van telecommunicatie en informatics (of data).

Voertuigen uitgerust met een telematics apparaat worden getraceerd door een GPS systeem. Het apparaat houdt ook informatie bij zoals snelheid, brandstofverbruik en het motorrendement. Het fleet telematics systeem geeft de informatie van elk voertuig door aan het hoofdkantoor van het bedrijf, waar het kan worden opgeslagen, gemonitord en in realtime wordt geanalyseerd.