MISE À JOUR IMPORTANTE DU SYSTÈME

Bienvenue au centre d’assistance de la mise à jour système de WEX Europe Services.

 

En fournissant tous les détails sur la nouvelle façon de gérer de votre compte ESSO CARD™, nous espérons une transition la plus harmonieuse possible vers notre nouveau système.

Si nous devons vous communiquer des informations de manière urgente, nous le ferons en utilisant la section des mises à jour ci-dessous. Veuillez donc consulter cette page régulièrement pour rester à jour. Si vous avez d’autres questions ou problèmes, veuillez nous contacter.

22/05/18 – La mise à jour est prévue pour Juin / Juillet 2018, s’il vous plaît lire attentivement cette page pour vous assurer que vous êtes au courant de tout changement qui vous affectera.

Nouveau système de facturation en ligne

Obtenez un aperçu des factures et des avis de paiement dans votre navigateur.

Navigation améliorée

Trouvez les informations dont vous avez besoin de manière rapide et facile.

Création de rapports optimisée

Programmez des rapports, affichez les transactions sur une carte, et bien plus encore.

Je n’ai PAS de compte ESSO CARD™ Online. En quoi la mise à jour me concerne-t-elle ?

Au cours de la période de transition qui durera du midi le vendredi avant la mise à niveau, jusqu’à midi le jour ouvrable suivant, votre compte sera entièrement indisponible, pour vous et pour notre Service client.

Ceci signifie que si vous souhaitez nous contactez pour apporter une modification à votre compte du vendredi après-le matin le jour ouvrable suivant, sachez qu’il y aura un délai dans le traitement de votre demande (jusqu’à ce que votre compte ait été transféré sur le nouveau système).

La mise à jour doit avoir lieu à la fin du mois afin de minimiser les perturbations sur vos factures. Merci de votre patience durant cette période.

Vous continuerez à recevoir les factures normalement.

Oui. Nous ne serons plus à même de proposer le paiement par versement provisoire.

Nous avons évalué les conditions de crédit associées avec votre compte et nous mettrons à jour la fréquence des factures pour refl éter ce facteur.

Après la mise à jour, nous génèrerons une facture hebdomadaire chaque lundi. Le paiement sera dû sept jours plus tard si vous faites actuellement un versement provisoire, ou quatre jours plus tard si vous faites actuellement deux ou trois versements provisoires.

Le montant du crédit que vous recevez actuellement ne sera pas modifié.

Actuellement vos factures ressemblent à ceci :

WEX fuel cards uk

À partir du la date du changement, elles ressembleront à ceci :

WEX fuel cards uk
Remarque : toute transaction internationale sera facturée par notre filiale, Retail Petroleum Services Ltd. Ils seront perçus dans le cadre de votre paiement par prélèvement automatique normal (si vous payez par prélèvement automatique), ou seront payables sur notre nouveau compte bancaire dans le cadre de votre paiement de transfert normal (si vous payez par virement bancaire).

Oui, votre compte sera mis à jour quoi qu’il en soit. Néanmoins, nous vous facturerons des frais pour tout paiement encore en retard à partir du la date du changement. Ces frais seront mentionnés sur votre première facture après cette date. Les frais sont de 40 € par facture en retard. Veuillez régler toutes vos factures dès que possible pour vous éviter ce désagrément.

Si vous payez par débit direct, vous n’avez rien à faire. Ne modifiez ou n’annulez aucun de vos débits directs actuels, sans quoi vous risqueriez des retards de paiement.

Une fois votre compte mis à jour, nos coordonnées bancaires changeront. Si vous payez par virement bancaire, actualisez nos coordonnées bancaires avant une fois que nous avons confirmé la date à laquelle la mise à niveau a lieu afin de ne pas avoir de retard de paiement.

Adresse de la banque :

Bank of America Merrill Lynch International Limited

112, avenue Kléber

CS 71652

75773 Paris Cedex 16

France

 

Devise Nom du compte IBAN*** Code SWIFT
EUR SEDOC – IFCS FR76 4121 9160 1000 0318 4502 505 BOFAFRPP
Oui, dès une fois la mise à niveau a eu lieu, les frais de service seront calculés en pourcentage de la valeur de la transaction, au lieu du coût par litre. Le montant des frais de service que vous payez actuellement devrait changer. Ceci sera clairement indiqué sur votre première facture après la mise à jour.
La mise à jour de nos systèmes nous permettra de mettre à jour automatiquement vos cartes sur le point d’expirer pour vous. Toutes les cartes actives seront automatiquement renouvelées lorsqu’elles expireront.

Vous n’aurez donc plus besoin de nous contacter et de recommander les cartes qui expirent manuellement.

La date d’expiration des cartes va légèrement changer. Le but est de réduire votre fardeau administratif en augmentant la période de validité des cartes de 36 à 48 mois. Grâce à cette période de validité plus longue, vous n’aurez pas besoin de renouveler vos cartes aussi souvent.

Oui, votre numéro PAN (le numéro de carte imprimé sur votre ESSO CARD™) était au format suivant :

 

XXXX XXXX 0000 000X XX
^ Votre numéro de compte ESSO CARD™

Ce format a changé pour des raisons de sécurité. Votre nouveau numéro PAN ne comprend plus votre numéro de compte ESSO CARD™.

Oui, votre numéro de compte va légèrement changer lors de la mise à jour de votre compte ESSO CARD™. Le numéro restera le même, mais le dernier chiffre sera supprimé. Si votre numéro de compte est le 00112233, il deviendra 0000011223 après la mise à jour.

Vous trouverez votre nouveau numéro de compte sur la première facture après la mise à jour de votre compte.

Oui, vous recevrez toujours un dossier de transaction au format .txt, qui vous sera transmis de la même manière qu’actuellement. Le nouveau rapport de transaction contiendra les mêmes informations ; elles seront néanmoins présentées de manière légèrement différente.
Si vous avez des questions concernant le nouveau rapport, ou avez besoin d’une information supplémentaire sur les transactions qui ne figurent pas sur le nouveau rapport, veuillez contacter notre service clients.

Quelles sont les modifications apportées au rapport de transaction ?
Le nouveau rapport de transaction est émis par la dernière version de notre système, par conséquent certaines différences mineures ont été apportées aux champs/colonnes et à la manière dont les informations sur les transactions sont présentées.
Les deux grands changements pour votre entreprise sont :
• Le taux de TVA des transactions aux télépéages sera désormais de 0. Par conséquent, toute information tarifaire avec ou sans TVA indiquera le même montant. Pour connaître le coût total de vos transactions de télépéage, veuillez consulter votre facture.
• La quantité de lubrifiant et d’Adblue a été mise à jour. Ce champ mentionne désormais le nombre de litres de produits utilisés et indique un prix unitaire plus précis.

Afin de limiter autant que possible toute incidence sur les opérations quotidiennes de votre entreprise, nous expliquons ces modifications dans un guide de référence convivial que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Si vous avez des questions concernant le nouveau rapport, ou avez besoin d’une information supplémentaire sur les transactions qui ne figurent pas sur le nouveau rapport, veuillez contacter notre service clients a

veuillez contacter notre service clients au 0800 20 34 00

Oui. Contactez-nous par téléphone au 0800 20 34 00, ou par e-mail à l’adresse suivante : sedoc-essocard@wexeuropeservices.com. Nous vous enverrons les factures ou les rapports demandés, avant ou après la mise à jour de votre compte.

Si vous ne gérez pas encore votre compte ESSO CARD™ en ligne, vous pourrez demander des identifiants de connexion WEX Velocity après la mise à jour de votre compte. Nous vous contacterons après la mise à niveau a eu lieu pour vous indiquer quand vous pourrez demander des identifiants WEX Velocity.

J’AI un compte ESSO CARD™ Online. En quoi la mise à jour me concerne-t-elle ?

Après la mise à jour de votre compte, vous pourrez utiliser notre plateforme de gestion en ligne avancée WEX Velocity (www. velocityWEX.com).

 

Si vous utilisez ESSO CARD™ Online (à l’aide du lien www.EssoCardOnline.com) pour gérer votre compte, ce dernier sera automatiquement migré sur Velocity. Vous recevrez un lien d’activation de votre nouveau compte par e-mail. Une fois votre nouveau compte en ligne activé, rendez-vous sur www.velocityWEX.com pour gérer votre compte.

 

Velocity a de nombreuses fonctionnalités et beaucoup d’avantages qui n’étaient pas disponibles sur ESSO CARD™ Online. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :

 

·         Contrôle des cartes optimisé
Commandez et bloquez jusqu’à 20 cartes à la fois.

·         Facilité d’utilisation
Mise en place d’icônes pour chaque section du site, afin que vous puissiez trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

·         Facturation en ligne facilité
Inclut un aperçu et un récapitulatif des factures, notes de crédit et avis de paiement.

·         Suite de création de rapports sophistiquée

Elle vous permet entre autres d’envoyer régulièrement des rapports créés automatiquement à votre adresse e-mail et de voir des transitions en affichage « Carte ».

Une fois votre nouveau compte activé, rendez-vous sur www.velocityWEX.com et saisissez votre adresse e-mail et votre nouveau mot de passe.

Vous devez créer un nouveau mot de passe à l’aide du lien d’activation qui vous a été envoyé par e-mail le jour où la mise à niveau a lieu. Cet e-mail vous sera envoyé de l’adresse : soutien@wexessocard.com. Vérifiez votre dossier « Courrier indésirable » si vous n’avez pas reçu vos nouveaux identifiants à cette date.

Si vous avez un compte ESSO CARD™ Online et que vous n’avez pas reçu cet e-mail, ou que votre lien d’activation a expiré, veuillez nous contacter par téléphone au 0800 20 34 00, ou par e-mail à l’adresse suivante : sedoc-essocard@wexeuropeservices.com et nous vous le renverrons.

ESSO CARD™ Online sera indisponible dès à partir de midi le vendredi précédant la mise à niveau, à midi (heure de Paris). La gestion de votre compte en ligne ne sera pas disponible jusqu’au  la date du changement à midi (heure de Paris). À partir de cette date, connectez-vous à Velocity (www.velocityWEX.com) à l’aide du mot de passe que vous aurez choisi lors de l’activation de votre nouveau compte.

Au cours de la période de transition qui durera du le vendredi avant la mise à niveau à midi, jusqu’à midi le jour ouvrable suivant, votre compte sera entièrement indisponible. Nous vous conseillons donc d’accomplir toutes les tâches de routine sur l’ancien système (ESSO CARD™ Online) le vendredi matin, et sur le nouveau système (Velocity) le jour ouvrable suivant.

Au cours de cette période, votre compte sera non seulement indisponible pour vous, mais également pour notre Service client. Ceci signifie que si vous souhaitez nous contactez pour apporter une modification à votre compte du vendredi après-midi ou le matin le jour ouvrable suivant, sachez qu’il y aura un délai dans le traitement de votre demande (jusqu’à ce que votre compte ait été transféré sur le nouveau système). La transition doit avoir lieu à la fin du mois afin de minimiser les perturbations de vos factures. Merci de votre patience durant cette période.

Si vous avez un compte ESSO CARD™ Online, Velocity vous permet d’accéder aux factures des 18 derniers mois.

Pour accéder à vos factures sur Velocity, vous devez vous connecter à www.velocityWEX.com avec le mot de passe sélectionné durant l’activation de votre compte à l’aide du lien envoyé le jour de la mise à niveau. Ensuite, cliquez sur l’icône « Factures », sélectionnez « Factures » et recherchez une facture spécifique (par mois, période, numéro de facture ou pays). Vous pouvez également afficher une liste de toutes les factures sur votre compte pour trouver une facture spécifique.

Une fois la facture ou l’avis de paiement spécifique sélectionné, un aperçu du document s’ouvrira dans votre navigateur. Ceci vous donne la possibilité d’afficher les fichiers sans devoir les télécharger, ce qui vous permet de les consulter bien plus facilement. Vous pouvez également les télécharger ou en imprimer une copie en cliquant sur les icônes correspondantes (respectivement  et ).

Votre nouveau compte Velocity archive toutes les factures remontant à 18 mois avant la date de mise à jour à midi (heure de Paris). Les factures émises jusqu’à 18 mois avant cette date seront disponibles dans les semaines suivantes.

Si vous avez besoin d’informations remontant à avant cette période, veuillez contacter notre Service client.

PAIEMENT MENSUEL NON-PROVISOIRE: Non, il n’y aura aucun changement à ce niveau.

 

UN PAIEMENT MENSUEL PROVISOIRE: Oui. Nous ne serons plus à même de proposer le paiement par versement provisoire. Nous avons évalué les conditions de crédit associées à votre compte et nous mettrons à jour la fréquence des factures pour refléter ce facteur. À partir le jour de la mise à niveau génèrerons une facture hebdomadaire chaque lundi, dont le paiement sera dû sept jours plus tard. Le montant du crédit que vous recevez actuellement ne sera pas modifié.

 

DEUX PAIEMENTS MENSUELS PROVISOIRES: Oui. Nous ne serons plus à même de proposer le paiement par versement provisoire. Nous avons évalué les conditions de crédit associées à votre compte et nous mettrons à jour la fréquence des factures pour refléter ce facteur. À partir du le jour de la mise à niveau, nous génèrerons une facture hebdomadaire chaque lundi, dont le paiement sera dû quatre jours plus tard. Le montant du crédit que vous recevez actuellement ne sera pas modifié.

 

TROIS PAIEMENTS MENSUELS PROVISOIRES: Oui. Nous ne serons plus à même de proposer le paiement par versement provisoire. Nous avons évalué les conditions de crédit associées à votre compte et nous mettrons à jour la fréquence des factures pour refléter ce facteur. À partir du le jour de la mise à niveau, nous génèrerons une facture hebdomadaire chaque lundi, dont le paiement sera dû quatre jours plus tard. Le montant du crédit que vous recevez actuellement ne sera pas modifié.

Oui. Nous ne serons plus à même de proposer le paiement par versement provisoire.

Nous avons évalué les conditions de crédit associées avec votre compte et nous mettrons à jour la fréquence des factures pour refl éter ce facteur.

Après la mise à jour, nous génèrerons une facture hebdomadaire chaque lundi. Le paiement sera dû sept jours plus tard si vous faites actuellement un versement provisoire, ou quatre jours plus tard si vous faites actuellement deux ou trois versements provisoires.

Le montant du crédit que vous recevez actuellement ne sera pas modifié.

Actuellement vos factures ressemblent à ceci :

Esso card fuel card invoice

À partir du après la mise à niveau a eu lieu, elles ressembleront à ceci :

WEX fuel cards uk
Remarque : toute transaction internationale sera désormais facturée par notre filiale, Retail Petroleum Services Ltd.
À partir du la mise à niveau a eu lieu, les factures seront envoyées à l’adresse e-mail utilisée la plus récemment pour vous connecter à votre compte. Vous pouvez également désigner une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir vos factures en contactant essocard.sedoc@wexeuropeservices.com. Afin d’améliorer la sécurité de votre compte, elles ne seront plus envoyées à plusieurs adresses e-mail, mais uniquement à cette adresse unique.

 

Si vous voulez que les factures soient toujours envoyées à plusieurs adresses de votre entreprise, il vous suffit de créer une règle de transfert dans votre boîte de réception. Si vous avez besoin d’aide pour ce faire, consultez l’assistance de votre fournisseur d’e-mail ou votre département informatique.

 

Mettre en place le transfert automatique pour Gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr

Mettre en place le transfert automatique pour Outlook : https://support.office.com/fr-fr/article/utiliser-des-règles-pour-créer-un-message-d-absence-du-bureau-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403

Mettre en place le transfert automatique pour Apple/iCloud : https://support.apple.com/kb/ph2642?locale=fr_FR 

Oui, votre compte sera transféré sur Velocity quoi qu’il en soit. Néanmoins, nous vous facturerons des frais pour tout paiement encore en retard à partir du la date à laquelle la mise à niveau a eu lieu. Ces frais seront mentionnés sur votre première facture après cette date. Les frais sont de 40 € par facture en retard. Veuillez régler toutes vos factures dès que possible pour vous éviter ce désagrément.

Si vous gérez actuellement votre compte depuis ESSO CARD™ Online, vos factures électroniques sont actuellement envoyées par notify@essocardonline.com.

Une fois votre compte transféré sur Velocity, les factures seront envoyées par eFacture@wexeuropeservices.com.

Nous vous conseillons d’ajouter cette nouvelle adresse e-mail à votre liste d’expéditeurs autorisés pour éviter tout problème. Ils seront perçus dans le cadre de votre paiement par prélèvement automatique normal (si vous payez par prélèvement automatique), ou seront payables sur notre nouveau compte bancaire dans le cadre de votre paiement de transfert normal (si vous payez par virement bancaire).

Si vous payez par débit direct, vous n’avez rien à faire. Ne modifiez ou n’annulez aucun de vos débits directs actuels, sans quoi vous risqueriez des retards de paiement.

 

Adresse de la banque :

Bank of America Merrill Lynch International Limited

112, avenue Kléber

CS 71652

75773 Paris Cedex 16

France

 

Devise Nom du compte IBAN*** Code SWIFT
EUR SEDOC – IFCS FR76 4121 9160 1000 0318 4502 505 BOFAFRPP
         

 

Si vous payez par débit direct, vous n’avez rien à faire. Ne modifiez ou n’annulez aucun de vos débits directs actuels, sans quoi vous risqueriez des retards de paiement.

Oui, dès une fois la mise à niveau a eu lieu, les frais de service seront calculés en pourcentage de la valeur de la transaction, au lieu du coût par litre. Ce changement sera clairement indiqué sur votre première facture suivant les changements.

Du midi le vendredi avant la mise à niveau, jusqu’à midi le jour ouvrable suivant, vous ne pourrez pas ajouter de nouveaux clients ou commander de cartes pour les nouveaux clients. La commande de cartes et l’ajout de clients ne seront de nouveau disponibles qu’à partir du une fois la mise à niveau terminée, à partir de midi le jour ouvrable suivant. En organisant la transition sur la période de fin de mois, nous espérons minimiser l’impact de l’interruption sur votre entreprise et nous nous excusons de toute perturbation que ce changement pourrait causer à votre entreprise et à vos clients.

Velocity vous permet de commander jusqu’à 20 nouvelles cartes à la fois, au lieu de devoir répéter la commande plusieurs fois (comme sur ESSO CARD™ Online).

 

Pour commander plusieurs cartes, cliquez sur l’icône de « Gestion des cartes », puis sur « Commander des cartes », puis sur Nouvelle carte. Sélectionnez le nombre de cartes que vous voulez commander dans le menu déroulant, saisissez les informations sur le conducteur et cliquez sur le bouton de validation en bas de la page.

 

Si vous voulez recommander une carte existante, sélectionnez l’icône de « Gestion des cartes », puis « Commander des cartes », et choisissez l’option « Carte existante ».

Velocity vous permet de bloquer jusqu’à 20 cartes à la fois, au lieu de devoir répéter la commande plusieurs fois (comme sur ESSO CARD™ Online).

 

Pour bloquer plusieurs cartes, il vous suffit de cliquer sur « Gestion des cartes », puis sur « Arrêter des cartes ». Sélectionnez les cartes que vous souhaitez bloquer en cochant les cases souhaitées, puis cliquez sur la coche verte en bas de la page.

La mise à jour de nos systèmes nous permettra de mettre à jour automatiquement vos cartes sur le point d’expirer pour vous. Toutes les cartes actives seront automatiquement renouvelées lorsqu’elles expireront.

 

Vous n’aurez donc plus besoin de vous connecter et de recommander les cartes manuellement.

La date d’expiration des cartes va légèrement changer. Le but est de réduire votre fardeau administratif en augmentant la période de validité des cartes de 36 à 48 mois. Grâce à cette période de validité plus longue, vous n’aurez pas besoin de renouveler vos cartes aussi souvent.

Oui, votre numéro PAN (le numéro de carte imprimé sur votre ESSO CARD™) était au format suivant :

 

XXXX XXXX 0000 000X XX
^ Votre numéro de compte ESSO CARD™

 

Ce format a changé pour des raisons de sécurité. Votre nouveau numéro PAN ne comprend plus votre numéro de compte ESSO CARD™.

Oui, votre numéro de compte va légèrement changer lors de la mise à jour de votre compte ESSO CARD™. Le numéro restera le même, mais le dernier chiffre sera supprimé. Si votre numéro de compte est le 00112233, il deviendra 0000011223 après la mise à jour.

 

Vous trouverez votre nouveau numéro de compte sur la première facture après la mise à jour de votre compte.

Vous aurez accès à toute une gamme de rapports dans Velocity, et vous pouvez les programmer pour qu’ils vous soient envoyés par e-mail régulièrement. Exemples de rapports auxquels vous pouvez accéder :

 

·         possibilité de voir vos transactions en affichage « Carte »

·         rapports d’utilisation de produits spécifiques

·         rapports de carte et de groupe de cartes spécifiques, pour mieux cerner les habitudes de consommation de carburant dans certains départements ou pour certains individus

 

Aimeriez-vous recevoir un rapport spécifique régulièrement ? Vous pouvez sauvegarder les critères dans la section « Rapports sauvegardés ». Ils pourront être consultés par vous ou par quelqu’un d’autre de votre organisation plus tard.

Oui, vous recevrez toujours un dossier de transaction au format .txt, qui vous sera transmis de la même manière qu’actuellement. Le nouveau rapport de transaction contiendra les mêmes informations ; elles seront néanmoins présentées de manière légèrement différente.
Si vous avez des questions concernant le nouveau rapport, ou avez besoin d’une information supplémentaire sur les transactions qui ne figurent pas sur le nouveau rapport, veuillez contacter notre service clients.

Quelles sont les modifications apportées au rapport de transaction ?
Le nouveau rapport de transaction est émis par la dernière version de notre système, par conséquent certaines différences mineures ont été apportées aux champs/colonnes et à la manière dont les informations sur les transactions sont présentées.
Les deux grands changements pour votre entreprise sont :
• Le taux de TVA des transactions aux télépéages sera désormais de 0. Par conséquent, toute information tarifaire avec ou sans TVA indiquera le même montant. Pour connaître le coût total de vos transactions de télépéage, veuillez consulter votre facture.
• La quantité de lubrifiant et d’Adblue a été mise à jour. Ce champ mentionne désormais le nombre de litres de produits utilisés et indique un prix unitaire plus précis.

Afin de limiter autant que possible toute incidence sur les opérations quotidiennes de votre entreprise, nous expliquons ces modifications dans un guide de référence convivial que vous pouvez télécharger en cliquant ici.

Si vous avez des questions concernant le nouveau rapport, ou avez besoin d’une information supplémentaire sur les transactions qui ne figurent pas sur le nouveau rapport, veuillez contacter notre service clients a

veuillez contacter notre service clients au 0800 20 34 00

Les rapports et les factures datant de plus de 18 mois la date de mise à jour à midi (heure de Paris) seront indisponibles dans votre nouveau compte Velocity.

 

Si vous avez besoin d’informations remontant à avant cette période, veuillez contacter notre Service client par téléphone au 0800 20 34 00, ou par e-mail à l’adresse suivante : sedoc-essocard@wexeuropeservices.com